Warren Buffett ist nicht nur als einer der erfolgreichsten Investoren unserer Zeit bekannt, sondern hat über die Jahre auch immer wieder wertvolle Einblicke in seine persönlichen Entscheidungsprozesse und Investitionskriterien gegeben (seine jährlichen Shareholder-Letter wurden ja inzwischen sogar in Buchform veröffentlicht). Auch zum Thema Produktivität und Prioritätensetzung hat er sich tatsächlich mal geäußert (jedenfalls gibt es eine entsprechende Überlieferung). Die wesentliche von Buffett überlieferte Strategie zur Produktivitätssteigerung ist weitläufig auch als 5/25-Regel bekannt geworden.
In diesem Artikel möchte ich euch nun genau diese 5/25-Regel einmal etwas näher bringen.
Die 5/25-Regel: 3 einfache Schritte
Ich weiß nicht, ob es wirklich stimmt, aber jedenfalls ist es so überliefert: Warren Buffett entwickelte die 5/25-Regel (oder manchmal auch 25-5 Regel) mutmaßlich ad hoc in einem Gespräch mit seinem Piloten Mike Flint (nachdem dieser ihn zuvor um Rat bzgl. der Erreichung seiner Karriereziele gefragt hatte).
Buffett’s 5/25 Ansatz (ich würde sagen ausgesprochen “fünf aus fünfundzwanzig”) basiert sozusagen auf dem Konzept der selektiven Fokussierung: Anstatt mit eher mäßigem Erfolg zu versuchen, eine große Anzahl an Projekten bzw. Zielen gleichzeitig voranzutreiben bzw. zu verfolgen, sollten wir uns besser auf die fünf Projekte mit der höchsten Priorität konzentrieren und alles andere konsequent ignorieren (und zwar so lange, bis wir mindestens eins der fünf Projekte tatsächlich auch abgeschlossen haben).
Im Grunde genommen geht es bei der 5/25-Regel also “nur” darum, eine Gesamtliste mit 25 Einträgen zusammenzustellen, diese anschließend auf maximal 5 Einträge zusammenzukürzen und den Rest gedanklich einfach zu streichen.
Dieses Vorgehen lässt sich demnach in drei einfachen Schritten abbilden:
- Liste mit 25 Projekten bzw. Zielen erstellen
Wir notieren uns die 25 Ziele, die uns in verschiedenen Lebensbereichen wichtig sind – beruflich, persönlich, finanziell oder gesundheitlich - Die Top-5 auswählen
Aus diesen 25 Zielen wählen wir die fünf aus, die für uns den größten Wert besitzen und am ehesten mit unserer langfristigen Vision übereinstimmen. Diese fünf Ziele sollten in den nächsten Monaten oder Jahren unser Hauptfokus sein - Die „Vermeiden um jeden Preis“-Liste erstellen
Die verbleibenden 20 Ziele kommen auf eine Liste, die wir vorerst ignoriert bzw. ignorieren müsst (die so genannte “Vermeiden um jeden Preis”-Liste). Das Konzept dahinter ist einfach, allerdings in vielen Fällen nur sehr schwer umzusetzen: Obwohl die verbleibenden Ziele für uns im Grunde auch wichtig sind und es sich ggf. auch um Herzensangelegenheiten handelt, würde uns eine weitere Verfolgung in der Praxis nur vom Erreichen der festgelegten Top-5 Ziele abhalten
Falls die 5/25-Regel tatsächlich von Warren Buffett stammen sollte, dann hat dieser eine wichtige Wahrheit erkannt, die tatsächlich nur sehr wenige Menschen realisieren: Nämlich dass wir im Leben nicht genug Zeit haben werden, um alle für uns wichtigen Projekte zu verfolgen und umzusetzen. Einige Produktivitätsexperten, wie z.B. Oliver Burkeman (Autor des Buches 4000 Stunden), sehen das inzwischen übrigens genauso.
Wann die 5/25-Regel funktionieren kann: Projekte loslassen und Ziele aufgeben
Ich hatte die Logik gerade bereits erklärt. Das Kernelement der 5/25-Regel besteht in der Unterteilung einer Liste mit 25 Projekten in zwei Untergruppen: 5 Projekte, die wir fortan konsequent weiterbearbeiten, und 20 Projekte, die wir konsequent (d.h. um jeden Preis) ignorieren.
In der Praxis stellt insbesondere das Ignorieren der verbleibenden 20 Projekte einen riesigen Produktivitätshebel dar… aber auch eine extrem große Herausforderung.
Das liegt vor allem daran, dass es uns generell sehr schwer fällt, unsere doch stark begrenzte Zeit auf dieser Welt zu akzeptieren… weshalb wir versuchen, unsere Produktivität immer weiter zu optimieren und so viele Projekte wie möglich abzuarbeiten.
Leider geht in unserem “Optimierungsbestreben” in der Regel der Blick aufs Wesentliche verloren. Heißt wir verfolgen tagtäglich eine Vielzahl an mittelmäßigen (und ggf. sogar von außen an uns herangetragenen) Projekten… immer in der Erwartung, in nicht allzu ferner Zukunft dann ganz in Ruhe mit den wirklich wesentlichen Projekten beginnen zu können. Wer sich jemals mit Zeitmanagement-Konzepten beschäftigt und damit herumexperimentiert hat, wird vermutlich mindestens unterbewusst wissen, was hier gemeint ist (und dass es nicht zufriedenstellend funktioniert).
Warren Buffett scheint also zwei Dinge erkannt (und vielleicht auch auf die harte Tour gelernt) zu haben:
Erstens, dass wir in der uns zur Verfügung stehenden Zeit realistisch nicht mehr als 3-5 Projekte intensiv verfolgen und auch mit Erfolg zum Abschluss bringen können.
Und zweitens, dass uns bei der Umsetzung nur eine konsequente Vermeidung (“um jeden Preis”) vieler anderer für uns interessanter und erstrebenswerter Projekte helfen kann. Es geht also explizit nicht um das “Loswerden” unliebsamer Aufgaben… das wäre in diesem Fall viel zu einfach gedacht.
Anregungen für eine erfolgreiche Umsetzung der Regel
Wie können wir die 5/25-Regel nun erfolgreich umsetzen? Also 5 ausgewählte Projekte priorisieren und 20 weitere Projekte ganz aktiv vernachlässigen. Wie die Regel selbst und die drei durchzuführenden Schritte hört sich das tatsächlich einfacher an, als es in der Praxis tatsächlich ist.
Hier einmal ein paar Anregungen, die aus meiner Sicht bei der Anwendung der 5/25-Regel helfen könnten:
- Wir sollten Projekte, die es nicht auf die Prioritätenliste geschafft haben, ganz aktiv stoppen, z.B. indem wir anderen Projektbeteiligten erzählen, dass wir daran bis auf Weiteres nicht weiterarbeiten. Dies kann in der Praxis tatsächlich ein sehr schmerzhafter Prozess sein, erhöht aber das Commitment im Hinblick auf die echten Prioritäten immens
- Wir sollten immer zuerst uns selbst “bezahlen”, was die verfügbare Zeit angeht. D.h. wir sollten immer zuerst an unseren Herzensprojekten arbeiten, bevor wir uns mir irgendetwas anderem beschäftigen
- Wir sollten unsere Top-Projekte in kleinere “Unterprojekte” aufteilen und klare Ziele definieren. Ganz konkret sollten wir die Projekte in so kleinteilige To Dos unterteilen, dass wir täglich 3 bis 5 dieser To Dos finalisieren und abhaken können (denn wir brauchen regelmäßig dieses gute Gefühl, etwas geschafft zu haben und müssen in diesem Kontext das Arbeiten an einfachen, aber uninteressanten bzw. mittelmäßigen Aufgaben unbedingt vermeiden)
Darüber hinaus sind ein paar generelle Anregungen aus dem bekannten Produktivitäts-Toolkit natürlich auch hilfreich, z.B. Ablenkungen vermeiden (Smartphones etc.), Tools oder Planer zur Organisation nutzen (“Me Time” blocken), regelmäßige Pausen einlegen etc.
Was uns aus meiner Sicht bzgl. der gerade dargestellten Anregungen beruhigen sollte: Wenn wir es tatsächlich geschafft haben, uns auf nur 5 konkrete Ziele zu fokussieren, dann haben wir schon fast gewonnen.
Wichtig ist allerdings – das möchte ich hier nochmal betonen – ein sehr striktes Nein zu den restlichen 20 Zielen. Damit es funktioniert müssen wir uns konsequent an unsere Prioritätenliste halten. Punkt.
Fazit zur 5/25-Regel: Weniger ist mehr!
Warren Buffetts 5/25-Regel erinnert uns daran, dass Erfolg oft eher mit der Fähigkeit verknüpft ist, kluge Entscheidungen zu treffen und zu priorisieren, als einfach nur viel und lange zu arbeiten (was uns von unserem Umfeld in Regel leider so vorgelebt wird).
Die 5/25-Regel erfordert eine klare Festlegung und Fokussierung auf die eigenen Prioritäten und eine konsequente Ablehnung von i.W. allem anderen.
Buffetts Erfolg zeigt, dass der Weg zu nachhaltiger Produktivität darin begründet liegt, nur einige wenige Dinge zu verfolgen (aber dafür exzellent), anstatt sich in vielen verschiedenen Bereichen fortlaufend zu verzetteln.
