In Kürze feiert meine vermögensverwaltende GmbH ihren vierten Geburtstag… gleichzeitig muss – wie in jedem Jahr – ein Jahresabschluss erstellt werden. In diesem kurzen Artikel möchte ich einmal mein konkretes Setup für die Buchführung sowie die Erstellung des Jahresabschluss meiner VV GmbH vorstellen – inkl. der verschiedenen Software-Lösungen und Tools, die dabei zum Einsatz kommen.
Bevor wir loslegen, hier erstmal der übliche Disclaimer:
Übersicht über die regulatorischen Anforderungen an eine VV GmbH
Zunächst einmal die Frage: Was müssen wir als geschäftsführende Gesellschafter einer VV GmbH denn eigentlich alles beachten bzw. was ist konkret bei der Steuerbehörde bzw. dem Finanzamt einzureichen? Fangen wir einmal damit an.
Zum einen ist eine vermögensverwaltende GmbH – so wie jede andere gewöhnliche GmbH auch – zur Führung einer doppelten Buchführung verpflichtet. In Kurzfassung bedeutet das: Das können wir nicht mehr mit Excel bewerkstelligen, sondern müssen stattdessen mit einer professionellen Buchhaltungssoftware arbeiten.
Aus der laufenden Buchhaltung heraus müssen wir immer zum Jahresende außerdem den Jahresabschluss erstellen. Dieser besteht für eine kleinere VV GmbH typischerweise aus einer Gewinn- und Verlustrechnung sowie einer Bilanz zum Bilanzstichtag. Auch die Erstellung von Bilanz, GuV etc. sollte die Software also beherrschen (die Erstellung einer EÜR = Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht hier nicht aus).
In der laufenden Buchhaltung sammeln wir typischerweise die relevanten Belege und Rechnungen und ordnen diese den entsprechenden Ein- und Auszahlungen auf unserem Firmenkonto zu. Darüber hinaus benötigen wir allerdings auch die Informationen bzgl. der von uns im Laufe des Jahres durchgeführten Investments bzw. Trades (heißt im einfachsten Fall Aktienkäufe und -verkäufe) sowie der erhaltenen Dividenden und der zu- bzw. abgeflossenen Zinsen (verzinste Gelder auf dem Geldmarktkonto bzw. Zinsen für Wertpapierkredite). Dazu kommen ggf. Gewinne oder Verluste aus Devisengeschäften (bei Investments in ausländische Gesellschaften tauschen wir auch immer Währungen um) und Zahlungen aus Kapitalmaßnahmen (Delistings, Übernahmeangebote, Kapitalerhöhungen etc.).
Für den Fall, dass diese Ein- und Auszahlungen nicht direkt auf unserem Firmenkonto sichtbar werden (z.B. weil Wertpapierverrechnungskonto und Depot bei einem anderen Broker – z.B. InteractiveBrokers – liegen), müssen wir die relevanten Buchungssätze in unsere Buchhaltungssoftware importieren können.
Nach Fertigstellung des Jahresabschluss müssen wir außerdem verschiedene Einreichungen beim Finanzamt machen:
- Wir müssen Bilanz und GuV beim Finanzamt einreichen
- Wir müssen im Zusammenhang mit der eingereichten Bilanz die verschiedenen Steuererklärungen abgeben (für die VV GmbH insbesondere relevant sind Körperschafts- und Gewerbesteuererklärung)
Abschließend müssen wir die Bilanz mit einer Frist von einem Jahr nach Bilanzstichtag noch im Unternehmensregister hinterlegen (wer das nicht macht, muss ein Ordnungsgeld zahlen – habe ich selbst ausprobiert).
Also nochmal kurz zusammengefasst:
- Wir benötigen eine Softwarelösung, die sowohl die doppelte Buchführung, als auch die Erstellung einer Bilanz beherrscht
- Wir benötigen eine Lösung für den Import von Aktienkäufen, -verkäufen, Dividenden- und Zinszahlungen etc. in unsere Buchhaltungssoftware
- Wir benötigen eine Software für die Einreichung der Bilanz beim Finanzamt
- Wir benötigen eine Möglichkeit für die Übermittlung von Körperschafts-, Gewerbe- und ggf. auch Umsatzsteuererklärung an das Finanzamt
- Wir müssen die Bilanz im Unternehmensregister hinterlegen (bzw. dort veröffentlichen, wenn es sich bei unserer VV GmbH nicht um eine Kleinstkapitalgesellschaft handelt)
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